這其中包括：

 

舉辦活動的時(shí)間是在白天還是晚上？

 

什么時(shí)候開始？什么時(shí)候結(jié)束？

 

活動要求著正裝還是休閑裝？

 

果客人從工作單位趕來參加活動，或者活動結(jié)束后趕著去上班，是否有足夠的時(shí)間換衣服？

 

志愿者是否有足夠的時(shí)間離開本職工作，在客人來到之前將一切事情準(zhǔn)備妥當(dāng)？

 

大部分的活動都會客人及其配偶到場。如果會議是在一周的中間幾天的白天舉行，那么有的客人的配偶可能很難到場。所以將時(shí)間定在傍晚比較合適?；蛘吣憧梢园才诺街苣?，這樣兩人都會有空了。

 

你的客人從何處趕來？

 

這也是你在計(jì)劃時(shí)間的時(shí)候必須考慮的一個(gè)因素。

 

他們下班以后直接趕到活動現(xiàn)場來嗎？

 

他們通常幾點(diǎn)下班？

 

如果他們還會帶一個(gè)客人來，原定的時(shí)間仍然對他們合適嗎？

 

他們會不會在路上遇到堵車的情況？

 

他們是從郊區(qū)趕到市區(qū)來嗎？

 

兩種情況可能同時(shí)存在，這取決于夫婦雙方居住和上班的地點(diǎn)。

 

你的活動會持續(xù)多長時(shí)間？

 

第二天是不是工作日？

 

夫婦第二天都需要早起嗎？

 

客人和他們的配偶可能會分乘不同的車輛來到會場，有足夠的停車位嗎？

 

如果活動要求出席者穿宴會小禮服并帶黑領(lǐng)結(jié)，客人們有足夠的時(shí)間回家換衣服嗎？

 

或者他們需要帶著更換的衣服去上班嗎？

 

他們可以提前下班嗎？

 

你是否給工作人員、志愿者預(yù)留了充足的時(shí)間趕到會場、停車準(zhǔn)備、換裝、吃飯？

 

在第一個(gè)客人預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間的至少半小時(shí)前他們能否將一切都準(zhǔn)備好嗎？

 

幾年前，在洛杉磯某私人慶祝晚宴活動上。這次晚宴活動刻意安排在奧斯卡頒獎晚會的時(shí)間，并且包括了一個(gè)奧斯卡之夜主題晚會。客人們都是從外地來的，而這次晚會也是他們的告別活動。此時(shí)的好萊塢正值熱鬧非凡的時(shí)候，到處都能看到電影明星。為了拍攝客人們抵達(dá)洛杉磯時(shí)聚會的場景，主辦方借來了一套電影拍攝裝備，客人們有機(jī)會利用劇本、化妝師和道具自己“拍電影”。他們舉辦奧斯卡主題晚會的地點(diǎn)離飯店有一段距離。所以需要交通車送他們回飯店。組織者提前預(yù)訂了25輛加長禮賓車，一般通常甚至在別人還沒想到奧斯卡之夜的時(shí)候就早早地簽了用車協(xié)議并交了定金。你可以想象，禮賓車在這時(shí)候是多么搶手。組織者還規(guī)定，如果客人有要求的話，禮賓車當(dāng)晚還可以供他們繼續(xù)使用。在晚宴活動結(jié)束之后，客人們乘坐著禮賓車去觀賞別具風(fēng)格的洛杉磯夜景。這是一次讓人終身難忘的活動，至今很多人對此還津津樂道。

 

如果你在確定活動時(shí)間的時(shí)候，如果你能站在來賓的角度，多為他們考慮一下，為他們衣食住行的方便都安排好，他們還有什么理由不來呢？還有什么因素能妨礙你的活動取得成功呢？